SISTEM DATABASE UNTUK PERENCANAAN STRATEGIS PENGELOLAAN ASET IRIGASI

Oleh: Ifdal

Database ini disusun dengan tujuan utama untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan rencana jangka panjang atau rencana strategis pengelolaan aset irigasi. Sementara itu, pengelolaan aset irigasi itu sendiri ditujukan untuk menjaga keberlanjutan atau sustainabilitas aset-aset irigasi sehingga sistem irigasi tersebut bisa menjalankan fungsinya dalam memberikan pelayanan kepada para pengguna irigasi sesuai dengan rancangan awalnya serta dalam jangka waktu yang lama. Sesuai dengan tujuan tersebut diatas maka database ini diharapkan bisa menyajikan berbagai informasi tentang aset-aset irigasi baik dari segi kuantitas maupun kualitasnya.
Pengguna utama dari database ini seharusnya adalah para pengambil keputusan tentang pengelolaan aset irigasi. Karena peraturan perundang-undangan tentang irigasi yang berlaku saat ini menyatakan bahwa infrastruktur fisik (aset fisik) irigasi merupakan milik pemerintah maka dengan sendirinya pemerintah menjadi pengambil keputusan tentang pengelolaan aset fisik irigasi tersebut. Dalam konteks otonomi daerah saat ini peran pemerintah dalam pengambilan keputusan tentang pengelolaan aset irigasi tersebut sebahagian besar dimainkan oleh pemerintah kabupaten/kota serta sebahagian lainnya atau dalam kondisi tertentu seperti yang diatur oleh undang-undang peran tersebut juga dipegang oleh pemerintah provinsi dan pusat. Namun demikian, basis sistem database yang akan disusun ini adalah kabupaten/kota dengan target pengguna utamanya adalah pemerintah kabupaten/kota yang bersangkutan.
Disamping itu, aset irigasi juga meliputi aset kelembagaan dan sumberdaya manusia yang tidak hanya terdapat pada pihak pemerintah saja tetapi juga pada tingkat petani pemakai air irigasi itu sendiri. Dengan demikian, pengambilan keputusan tentang pengembangan kelembagaan dan sumberdaya manusia suatu sistem irigasi bukan hanya menjadi wewenang pemerintah saja akan tetapi juga bisa diambil oleh kelembagaan yang ada pada tingkat petani itu sendiri. Hal ini berarti bahwa informasi tentang aset kelembagaan dan sumberdaya manusia dalam sistem database ini juga bisa dimanfaatkan oleh lembaga pengelola irigasi pada tingkat petani seperti perkumpulan petani pemakai air (P3A).
Seperti telah disinggung diatas bahwa secara garis besarnya aset irigasi tersebut dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok besar sebagai berikut:
1. Aset fisik, yang meliputi seluruh infrastruktur fisik irigasi mulai dari bangunan pengambil di sungai atau sumber air sampai pada jaringan yang mengantarkan air ke petak sawah;
2. Sumberdaya manusia, dalam hal ini sumberdaya manusia sebagai aset irigasi dibatasi hanya pada orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan irigasi (baik pada tingkat pemerintah maupun dari tingkat petani) dan penggunaan air irigasi;
3. Kelembagaan, yang terdiri dari kelembagaan pemerintah dan kelembagaan petani yang terkait dengan pengelolaan irigasi;

Keberlanjutan suatu sistem irigasi sangat ditentukan oleh keberlanjutan fungsi ketiga jenis aset tersebut diatas sehingga pengelolaan dan pengembangan aset-aset tersebut harus menjadi fokus perhatian serta perlu direncanakan dengan baik dengan menggunakan informasi yang akurat dan reliable. Rencana strategsi pengelolaan aset irigasi dengan demikian akan harus meliputi rencana pengelolaan dan pengembangan ketiga jenis aset tersebut diatas. Terdapat banyak sekali manfaat atau kegunaan dari sistem database aset irigasi yang direncanakan ini, namun kegunaan utama yang diharapkan bisa dirumuskan sebagai berikut:
1. Memberikan informasi atau gambaran yang akurat tentang kualitas dan kuantitas aset fisik irigasi yang ada pada saat ini yang akan menjadi basis dalam perencanaan pembangunan serta operasi dan pemeliharaan sistem irigasi baik untuk jangka pendek (satu tahun kedepan) maupun jangka panjang. Termasuk kedalam kategori ini antara lain adalah informasi seperti:
a. Jumlah, jenis, dan dimensi aset-aset suatu sistem irigasi;
b. Kondisi dan kinerja masing-masing aset suatu sistem irigasi;
c. Tahun pembangunan, umur saat ini dan umur eknomis masing-masing aset fisik irigasi;
d. Sejarah pengelolaan masing-masing aset fisik irigasi;
2. Memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan rencana pemeliharaan, perbaikan, penggantian dan modernisasi aset fisik irigasi beserta penyusunan rencana anggaran biaya yang diperlukan untuk itu. Tercakup dalam kelompok ini antara lain adalah informasi seperti:
a. Jenis dan tingkat kerusakan masing-masing aset suatu sistem irigasi;
b. Jenis pemeliharaan/perbaikan yang dibutuhkan masing-masing aset;
c. Volume pekerjaan serta biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan atau perbaikan tersebut;
3. Memberikan informasi atau gambaran yang akurat tentang kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia (staf) yang ada pada organisasi pengelola saat ini yang juga akan menjadi dasar bagi rencana pengembangan kapasitas sumberdaya manusia dari organisasi pengelola irigasi. Termasuk kedalam kategori ini antara lain adalah informasi seperti:
a. Jumlah, nama, bidang keahlian dan jabatan staf yang ada;
b. Sebaran staf menurut bidang tugas dan wilayah kerja;
c. Kekurangan atau kelebihan staf saat ini;
4. Memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan rencana penempatan petugas atau staf dan pengembangan kapasitas sumberdaya manusia yang terkait dengan pengelolaan irigasi serta penyusunan rencana anggaran biaya yang diperlukan untuk itu seperti;
a. Jumlah, kualifikasi dan jabatan staf yang dibutuhkan;
b. Hambatan yang dialami staf dalam pelaksanaan tugas-tugas serta program pengembangan kapasitas yang dibutuhkan;
c. Jumlah dana yang dibutuhkan untuk perekrutan staf baru dan pengembangan kapasitas staf yang ada;
5. Memberikan informasi atau gambaran yang akurat tentang organisasi pengelola irigasi yang ada saat ini baik organisasi pemerintah maupun petani. Termasuk kedalam kategori ini antara lain adalah informasi seperti:
a. Jumlah, bidang keahlian dan jabatan staf yang ada;
b. Sebaran staf menurut bidang tugas dan wilayah kerja;
c. Kekurangan atau kelebihan staf saat ini;
6. Memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan rencana pengembangan lembaga pengelola irigasi baik pada tingkat lembaga pemerintah maupun pada tingkat petani serta penyusunan rencana anggaran biaya yang diperlukan untuk itu;

Secara lebih rinci kegunaan database ini dalam penyusunan rencana strategis pengelolaan aset fisik irigasi adalah dalam perencanaan pekerjaan-pekerjaan seperti berikut ini:
a. Pemeliharaan, yaitu menjaga agar aset-aset infrastruktur dalam kondisi baik serta berfungsi teratur untuk memenuhi fungsi seperti yang dirancang;
b. Perbaikan besar, yaitu penggantian atau perbaikan komponen utama dari suatu aset infrastruktur;
c. Rehabilitasi, yaitu renovasi aset yang ada yang kinerjanya tidak sesuai dengan tujuan awalnya;
d. Penggantian, sebuah aset yang ada yang kinerjanya tidak sesuai dengan tujuan awalnya digantikan dengan aset baru dengan karakteristik yang sama;
e. Modernisasi, yaitu proses upgrading aset yang ada untuk memenuhi peningkatan kapasitas teknik guna memenuhi tingkat layanan yang menjadi tujuan.

Sementara itu, untuk pengelolaan dan pengembangan sumberdaya manusia dibidang irigasi maka rencana strategis pengelolaan aset irigasi harus pula memuat rencana-rencana yang berkaitan dengan sumberdaya manusia seperti:
a. Assessment terhadap kapasitas sumberdaya manusia yang ada saat ini yang merupakan basis bagi perencanaan selanjutnya;
b. Kebutuhan penambahan ataupun pengurangan staf atau petugas untuk pengelolaan irigasi yang mencakup jumlah maupun kualifikasinya;
c. Penempatan dan mutasi staf atau petugas dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugasnya;
d. Pengembangan kapasitas sumberdaya manusia yang terlibat dalam pengelolaan irigasi baik pada tingkat pemerintah maupun petani;

Rencana strategis tentang pengelolaan atau pengembangan kelembagaan irigasi antara lain meliputi rencana-rencana sebagai berikut:
a. Assessment terhadap kelembagaan pengelolaan irigasi yang ada saat ini yang akan menjadi dasar bagi penyusunan rencana selanjutnya;
b. Penguatan organisasi yang ada baik dari sisi teknis, ekonomis maupun dari sisi manajemen organisasi;
c. Pembagian tugas dan tanggung jawab diantara berbagai organisasi yang terkait dengan pengelolaan irigasi sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas dan tanggung jawab antara satu organisasi dengan lainnya.

Fungsi-Fungsi Terkait Dengan Sistem Informasi Manajemen Aset Irigasi

Setelah menentukan tujuan dan manfaat yang ingin diperoleh dari database ini seperti diatas maka langkah berikutnya adalah menentukan desain sistem dengan terlebih dahulu mengidentifikasi bagian-bagian yang terkait dalam organisasi pengelola sistem irigasi. Pada tahap awal ini diperkirakan bahwa bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pelaksana Operasional
Dalam pengelolaan sistem database irigasi ini, unit pelaksana operasional bertanggung jawab dalam inventarisasi aset irigasi termasuk aset fisik dan kelembagaan serta mengajukan usulan kegiatan melalui Bagian Operasi dan Pemeliharaan (O&P). Pelaksana Operasional ini merupakan kumpulan orang-orang pada tingkat lapangan yang melakukan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan operasi dan pemeliharaan sistem irigasi. Termasuk kedalam kelompok ini adalah P3A, PPA/PPB, Juru Pengairan, dan petugas lain pada cabang dinas pengairan di Kecamatan.
2. Bagian Operasi & Pemeliharaan
Bagian Operasi & Pemeliharaan merupakan unit dibawah subdinas irigasi yang bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan dengan operasi dan pemeliharaan sistem irigasi. Bagian O&P ini juga bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi tentang aset serta menyusun usulan kegiatan operasi dan pemeliharaan dengan mempertimbangkan usulan kegiatan yang diajukan oleh unit pelaksana operasional.
3. Bagian Perencanaan
Bagian perencanaan merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam penyusunan Usulan Rencana Kegiatan (URK) dengan berpedoman pada Usulan Kegiatan (UK) yang disusun oleh bagian operasi dan pemeliharaan. Usulan rencana kegiatan ini selanjutnya diajukan ke pihak yang berwenang dalam mengambil keputusan dalam instansi yang bersangkutan.
4. Pengambil Keputusan
Pengambil keputusan ini merupakan orang atau kelompok orang yang berwenang mengambil keputusan serta mengesahkan usulan rencana kegiatan menjadi Rencana Kegiatan (RK) yang akan dilaksanakan serta dibiayai untuk suatu rentang waktu kedepan (seperti rencana tahunan dsb). Rencana kegiatan ini lah yang nanti akan dilaksanakan oleh bagian operasi dan pemeliharaan serta juga menjadi dasar bagi bagian anggaran dalam penyusunan anggaran biaya dan pengelokasian dana.
5. Bagian Anggaran
Rencana Kegiatan yang sudah diputuskan tersebut diatas diperlukan oleh Bagian Anggaran dalam menyusun rencana anggaran biaya serta untuk pengalokasian dana. Sebagai pertanggung jawaban maka bagian anggaran ini juga akan menerima Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPP) dari bagian operasi dan pemeliharaan.

Kerangka Prosedural Dalam Sistem Informasi Irigasi















Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)



Catatan:
HII : Hasil Inventarisasi Irigasi
UK : Usulan Kegiatan
URK : Usulan Rencana Kegiatan
RK : Rencana Kegiatan
LPK : Laporan Pelaksanaan Kegiatan
PPK : Persetujuan Pembiayaan Kegiatan

dalam penyusunan suatu database adalah mengidentifikasi entitas yang dibutuhkan untuk bisa mencapai tujuan atau manfaat yang diinginkan tersebut. Dalam database untuk perencanaan strategis pengelolaan aset irigasi ini sesungguhnya terdapat banyak entitas yang perlu dicakup, akan tetapi dalam rencana awal ini baru beberapa entitas utama saja yang berhasil diidentifikasi sementara entitas lainnya yang dirasa perlu kemudian akan ditambahkan dalam upaya penyempurnaan sistem database ini. Beberapa entitas utama beserta atributnya yang sejauh ini telah diidentifikasi serta diperkirakan penting dalam mencapai tujuan atau kegunaan database ini adalah seperti terlihat dalam tabel 1 dibawah ini.














Tabel 1. Entitas dan atribut-atributnya dari database untuk perencanaan strategis pengelolaan aset irigasi
No Entitas Data Atribut Contoh data nilai atribut Representasi data
1. Daerah Irigasi (DI) a. Kode DI
b. Kode Wilayah
c. Nama DI
d. Luas areal (ha)
e. Jenis irigasi
f. Kelas irigasi
g. Sumber air irigasi
2. Bendung a. Kode DI
b. Kode Bendung
c. Ukuran/dimensi bendung
d. Tahun dibangun
e. Konstruksi bendung
f. Umur ekonomis
g. Kondisi bendung saat ini
h. Nilai bendung saat ini
i. Kinerja bendung saat ini
j. Kebutuhan pengelolaan


3. Saluran a. Kode DI
b. Kode Saluran
c. Jenis Saluran
d. Ukuran/dimensi aset
e. Tahun dibangun
f. Konstruksi saluran
g. Umur ekonomis
h. Kondisi saluran saat ini
i. Nilai saluran saat ini
j. Kinerja saluran saat ini
k. Kebutuhan pengelolaan
4. Bangunan Pembagi a. Kode DI
b. Kode Bangunan
c. Jenis Bangunan
d. Lokasi Bangunan
e. Ukuran/dimensi bangunan
f. Tahun dibangun
g. Konstruksi bangunan
h. Umur ekonomis
i. Kondisi bangunan saat ini
j. Nilai bangunan saat ini
k. Kinerja bangunan saat ini
l. Kebutuhan pengelolaan
5. Alat Ukur a. Kode DI
b. Kode Alat
c. Nama Alat
d. Lokasi Alat
e. Ukuran/dimensi alat
f. Tahun dibangun
g. Konstruksi saluran
h. Umur ekonomis
i. Kondisi alat saat ini
j. Nilai alat saat ini
k. Kinerja alat saat ini
l. Kebutuhan pengelolaan
6. Organisasi Pengelola a. Kode DI
b. Kode organisasi
c. Nama organisasi
d. Wilayah kerja organisasi
e. Tahun berdiri
f. Status organisasi
g. Bidang kegiatan organisasi
h. Keaktifan organisasi
i. Pencapaian tujuan organisasi
j. Kebutuhan pengembangan
7. Sumberdaya manusia a. Kode DI
b. Kode organisasi
c. Nama
d. Bidang keahlian
e. Bidang pekerjaan
f. Jabatan saat ini
g. Wilayah kerja
h. Hambatan pelaksanaan tugas
i. Kebutuhan pengembangan





























Pada tahap selanjutnya dalam penyusunan database ini adalah menentukan hubungan atau relationship diantara entitas yang sudah diidentifikasi tersebut diatas dalam bentuk diagram yang dikenal dengan nama Entities-Relationships (E-R) diagram. Hubungan-hubungan yang ada diantara entitas yang telah diidentifikasi tersebut diatas bisa digambarkan seperti berikut ini:

Gambar 1. E-R Diagram untuk Daerah Irigasi/Aset Fisik



Gambar 2. E-R Diagram untuk Daerah Irigasi/Organisasi Pengelola:















Gambar 3. E-R Diagram untuk Daerah Irigasi/Sumberdaya manusia



Gambar 4. E-R Diagram untuk Aset Fisik/Organisasi Pengelola


Gambar 5. E-R Diagram untuk Aset Fisik/Sumberdaya Manusia





Gambar 6. E-R Diagram untuk Organisasi Pengelola/Sumberdaya Manusia



Pada tahap selanjutnya akan dilakukan transformasi E-R Diagram ini kedalam bentuk tabel, entry data serta dilanjutkan dengan normalisasi tabel. Namun demikian, juga tidak tertutup kemungkinan terhadap penambahan entitas maupun atribut dari apa yang ada sekarang ini.